【社内】産休・育休を伝える挨拶メールはいつ送るべき？例文もご紹介！

産休を迎える人には、このような悩みもあるのではないでしょうか？

これから産まれてくる子供の準備はきちんとしておきたいが、職場に戻れなくなるのは困る、など多くの人が悩みをもっています。

そのような悩みをもつ、産休・育休前の人へ以下の内容を解説していきます。

この記事を読めば心配事はなくなり、快適な育児準備が出来ますので、ぜひ最後までお読みください。

社内｜産休・育休の挨拶メールを送るタイミング

挨拶メールのタイミングは、産休に入る「1か月前」がベストです。

産休は同じ職場の人や、上司の人にも影響がでる出来事ですよね。

リアルな不安の声として、このように思っている人もいます。

ただでさえ引き継ぎ期間が2ヶ月しかなくて不安なのに…わたしが産休に入ってから引き渡すらしいけど…大丈夫…？？というかまずは何故そんなに残業してるのかをしっかり分析しないと…共倒れになるのでは…？？

— メイ初マタ21w🌹 (@30OL100) August 4, 2022

早すぎると仕事のモチベーションに影響が出るでしょうし、遅すぎると引き継ぎなど業務自体の遅延に繋がりかねません。

例えば「退職願いは1か月前に出しましょう」、といった言葉を聞いたことはありませんか？

前もって予定を伝え、業務に支障が出ないよう準備するために期日を設定しています。

産休も考え方は同じで、業務が遂行できる期日を明確にしておく必要があります。

不在の間に、誰が業務を引き継ぐのかなど事前に計画しておけば、誰も困らずスムーズな産休へ入れますよね！

では、社内において最も有効な挨拶メール作成について、解説していきます！

挨拶メール作成のポイント3つ

挨拶メールは、ただ送ればいいものではありません。

産休に入るにあたって、必ず伝えておくべきポイントがあります。

相手に誤解を与えず、なおかつ良い印象も加えれれば職場復帰もしやすいので、3つのポイントを覚えて下さいね！

順番に解説していきます。

ポイント①｜いつから休暇に入るかを記載

相手に伝える際には、必ず〇月〇日に休暇に入りますと記載しましょう。

重要なのは、休暇に入る日程を明確に伝えられているかです。

若干の誤差が発生する場合はあると思いますが、明確に日程が分かれば会社側も抜けた人員の確保や、業務の割り振りがしやすくなります。

ポイント②｜仕事の引き継ぎを伝える

ここで大切なのは、「簡潔かつ分かりやすいメッセージ」です。

産休に入ると、他の誰かが業務を担当する必要がありますよね。

産休・育休は長期間の離脱になりますので、その間の引き継ぎは必ずしておきましょう。

「私が担当していた〇業務は、〇部署の〇さんに引き継ぎしております」とメールを貰えば、誰が見ても明確に伝わりますね！

ポイント③｜お詫びや感謝を伝える

意識するのは、「職場復帰しやすいように、良い印象を相手に与える」です。

「お詫び」と「感謝」は、挨拶メールを送る相手に合わせて使い分けましょう。

上司へは仕事に対して「お詫び」、同僚には今までありがとうといった「感謝」の一言が好まれます。

好感を与えた状態で産休を迎えれれば、職場復帰もしやすいので悩み削減にも繋がりますね。

挨拶メールの例文2選

ここまでに解説した内容を基に、例文をご紹介します。

例文は形の一つと思っていただき、ご自身の言葉で付け加えをおすすめします。

部署の違いや、距離の違いなど会社によって様々ですので「一括送信」は避け、可能な限り宛先を分けて送りましょう。

細かい気違いが、復帰時に大きな助けとなってくれますよ！

では多くのケースで使われる例文と、予定が早まり急な状況となった場合に使われる例文をご覧下さい。

例文①｜産休の挨拶メール

「こんにちは。○○です。

わたくしごとで大変恐縮ですが、〇月〇日から産休をいただくことになりました。

以降の業務内容につきましては、〇〇さんに引き継いでいただきます。
産前産後の休暇ののちには、育児休業に入り、復帰は〇〇年〇月ごろを予定しています。

日頃から〇〇さんには業務においても助けていただき、誠に感謝しております。

復帰時には、また楽しく目標に向かって勤務したいと思っておりますので、引き続きよろしくお願い致します。」

部署ごとや個人ごとにメッセージを一言加えると、素敵な挨拶メールになりますよ！

例文②｜切迫早産から産休に入る挨拶メール

「こんにちは。○○です。

切迫早産と診断され、主治医より急遽休職の指示があり、お休みをいただく事となりました。

本来であれば、直接ご挨拶すべきところでは御座いますが、安静をとり出産に臨ませていただきたいと思います。

ささやかなものでは御座いますが、お菓子をお送りいたします。

どうぞ皆様でお召し上がり下さい。

ご迷惑をおかけ致しますが、復帰しましたらこれまで以上に、皆様のお力になれるよう努力致しますので、宜しくお願い致します。」

この場合は急な状況が起きた為に、本来すべき準備が出来ないなど、正直な気持ちを伝えましょう。

手紙や便箋と一緒に、クッキーなどのお菓子をつけると好印象です。

お渡しするお菓子は、小分けかつ大勢で食べられるものが好ましく、生ものなどは避けましょう。

安静にするのが最優先ですので、可能な範囲で誠意をもった行動をすると、相手にも気持ちが伝わりやすいですよ！

万全の状態で産休を迎えましょう！

不安はほんの少しの行動でなくなります！

これらをするだけで、周囲の人の理解や協力を得られますし、職場復帰も自然にできます。

多くの人に助けてもらえる環境を用意しておけば、産休・育休はより幸せな時間となりますので、この記事をお役立て下さい。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。