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【社内】産休・育休を伝える挨拶メールはいつ送るべき?例文もご紹介!

育休後に職場復帰したいけど、嫌な顔をされないだろうか

・産休はどのタイミングで言えばいいのか?

・どんな挨拶の仕方をすれば、スムーズな産休にはいれるだろうか

産休を迎える人には、このような悩みもあるのではないでしょうか?

これから産まれてくる子供の準備はきちんとしておきたいが、職場に戻れなくなるのは困る、など多くの人が悩みをもっています。

そのような悩みをもつ、産休・育休前の人へ以下の内容を解説していきます。

ポイント

産休|育休の挨拶メールを送るタイミング

・挨拶メール作成のポイント3つ

・挨拶メールの例文2選

この記事を読めば心配事はなくなり、快適な育児準備が出来ますので、ぜひ最後までお読みください。

社内|産休・育休の挨拶メールを送るタイミング

挨拶メールのタイミングは、産休に入る「1か月前」がベストです。

産休は同じ職場の人や、上司の人にも影響がでる出来事ですよね。

リアルな不安の声として、このように思っている人もいます。

早すぎると仕事のモチベーションに影響が出るでしょうし、遅すぎると引き継ぎなど業務自体の遅延に繋がりかねません。

例えば「退職願いは1か月前に出しましょう」、といった言葉を聞いたことはありませんか?

前もって予定を伝え、業務に支障が出ないよう準備するために期日を設定しています。

産休も考え方は同じで、業務が遂行できる期日を明確にしておく必要があります。

不在の間に、誰が業務を引き継ぐのかなど事前に計画しておけば、誰も困らずスムーズな産休へ入れますよね!

では、社内において最も有効な挨拶メール作成について、解説していきます!

挨拶メール作成のポイント3つ

挨拶メールは、ただ送ればいいものではありません。

産休に入るにあたって、必ず伝えておくべきポイントがあります。

  1. いつから休暇に入るかを記載
  2. 仕事の引き継ぎを伝える
  3. お詫びや感謝を伝える

相手に誤解を与えず、なおかつ良い印象も加えれれば職場復帰もしやすいので、3つのポイントを覚えて下さいね!

順番に解説していきます。

ポイント①|いつから休暇に入るかを記載

相手に伝える際には、必ず〇月〇日に休暇に入りますと記載しましょう。

重要なのは、休暇に入る日程を明確に伝えられているかです。

若干の誤差が発生する場合はあると思いますが、明確に日程が分かれば会社側も抜けた人員の確保や、業務の割り振りがしやすくなります。

ポイント②|仕事の引き継ぎを伝える

ここで大切なのは、「簡潔かつ分かりやすいメッセージ」です。

産休に入ると、他の誰かが業務を担当する必要がありますよね。

産休・育休は長期間の離脱になりますので、その間の引き継ぎは必ずしておきましょう。

「私が担当していた〇業務は、〇部署の〇さんに引き継ぎしております」とメールを貰えば、誰が見ても明確に伝わりますね!

ポイント③|お詫びや感謝を伝える

意識するのは、「職場復帰しやすいように、良い印象を相手に与える」です。

「お詫び」と「感謝」は、挨拶メールを送る相手に合わせて使い分けましょう。

上司へは仕事に対して「お詫び」、同僚には今までありがとうといった「感謝」の一言が好まれます。

好感を与えた状態で産休を迎えれれば、職場復帰もしやすいので悩み削減にも繋がりますね。

挨拶メールの例文2選

ここまでに解説した内容を基に、例文をご紹介します。

例文は形の一つと思っていただき、ご自身の言葉で付け加えをおすすめします。

部署の違いや、距離の違いなど会社によって様々ですので「一括送信」は避け、可能な限り宛先を分けて送りましょう。

細かい気違いが、復帰時に大きな助けとなってくれますよ!

では多くのケースで使われる例文と、予定が早まり急な状況となった場合に使われる例文をご覧下さい。

例文①|産休の挨拶メール

「こんにちは。○○です。

わたくしごとで大変恐縮ですが、〇月〇日から産休をいただくことになりました。

以降の業務内容につきましては、〇〇さんに引き継いでいただきます。
産前産後の休暇ののちには、育児休業に入り、復帰は〇〇年〇月ごろを予定しています。

日頃から〇〇さんには業務においても助けていただき、誠に感謝しております。

復帰時には、また楽しく目標に向かって勤務したいと思っておりますので、引き続きよろしくお願い致します。」

部署ごとや個人ごとにメッセージを一言加えると、素敵な挨拶メールになりますよ!

例文②|切迫早産から産休に入る挨拶メール

「こんにちは。○○です。

切迫早産と診断され、主治医より急遽休職の指示があり、お休みをいただく事となりました。

本来であれば、直接ご挨拶すべきところでは御座いますが、安静をとり出産に臨ませていただきたいと思います。

ささやかなものでは御座いますが、お菓子をお送りいたします。

どうぞ皆様でお召し上がり下さい。

ご迷惑をおかけ致しますが、復帰しましたらこれまで以上に、皆様のお力になれるよう努力致しますので、宜しくお願い致します。」

この場合は急な状況が起きた為に、本来すべき準備が出来ないなど、正直な気持ちを伝えましょう

手紙や便箋と一緒に、クッキーなどのお菓子をつけると好印象です。

お渡しするお菓子は、小分けかつ大勢で食べられるものが好ましく、生ものなどは避けましょう。

安静にするのが最優先ですので、可能な範囲で誠意をもった行動をすると、相手にも気持ちが伝わりやすいですよ!

万全の状態で産休を迎えましょう!

不安はほんの少しの行動でなくなります!

挨拶メールは1か月前

・お詫びや感謝を挨拶に加える

・相手によって挨拶メールの内容を変える

これらをするだけで、周囲の人の理解や協力を得られますし、職場復帰も自然にできます。

多くの人に助けてもらえる環境を用意しておけば、産休・育休はより幸せな時間となりますので、この記事をお役立て下さい。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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